为加强主席团、常委与部长级干部之间、部门之间的信息沟通与交流，做到信息的及时、有效的传递的总结，以进一步指导工作，使团委学生会能够有效地对工作整体进度和方向有一个全局性的把握。同时，为将工作的相关文书和书面材料做到有效地保存，防止由于人事变动而使得工作资料和相关计划、制度、总结等书面材料的丢失，而制定本制度。
周信息收集目的是让各个部门了解整个学生会的工作内容与工作进度；具体周信息内容包括：一周工作内容的小结、目前正在进行活动的工作完成情况、工作中遇到的困难、需要团委、学生会主席团和其他部门协调的工作，下周工作计划；大型活动信息交流与资料存档的目的在于促使各部门配合高效率的完成工作，并在工作完成后通过会议交流的形式总结经验与教训；在活动的筹备期前，联系主席团和活动相关部门，按照主席团领导和部署，选择时间和地点召开活动的筹备会议，具体商讨和修改策划以及活动的相关适宜，团学秘书处作好筹备会的会议记录。并作为资料存档；各部门资料的整理与汇总的目的在于整理和整合整个学生会的资料和相关文件，避免由于学生会换届而造成资料丢失；
在学生会整体换届的时候，秘书处负责整理现有资料，并做好详细记录，刻录光盘，换届后将资料继续作为学生会存档资料，并交由新班子负责人，作为工作参考。